Indicateur 18 - Critère 4 du Guide QUALIOPI / RNQ / Référentiel unique
Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et / ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et / ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
Critère 3 : L’adéquation des moyens pédagogiques techniques et d’encadrement de l’offre de formation.
Indicateur n° 3.2 : Capacité de l’OF à décrire ses moyens d’encadrement pédagogiques et technique.
Éléments de preuve : Descriptif de l’équipe pédagogique et de ses modalités d’intervention.
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Avec Qualiopi, il ne s’agit plus seulement de décrire les équipes, mais bien de démontrer
leur coordination entre les différents membres de l’équipe.
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Démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation.
Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social), liste des intervenants / contributeurs, contrats de travail, de prestations de service, fiches de poste, liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap.
NB : Un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions.
Intervenants internes : « Dirigeants et salariés intervenant dans le cadre d’un contrat de travail (dont formateurs occasionnels) ».
Intervenants externes : « Tous les sous-traitants intervenant dans le cadre d’un contrat de prestation de service ».
Les intervenants externes ne doivent pas nécessairement apparaître nominativement dans l’organigramme fonctionnel.
Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par un défaut ponctuel de coordination.
Ici, il s’agit du « volet Ressources Humaines ».
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Si ce n’est pas déjà fait, la construction d’un organigramme fonctionnel constitue un élément de preuve. Puis, afin de compléter cet organigramme, il faut approfondir les démarches vers ce qui peut ressembler à un processus RH. Cette logique est efficace et pertinente sur le long terme.
Créer un dossier par personne comportant tous ses documents (ceux cités dans la partie éléments de preuves notamment) est indispensable dans cette structuration des ressources humaines. Puis, créer des fiches de fonctions.
L’intérêt est de bien définir qui fait quoi et permet une efficacité des équipes support en tout état de cause : en cas de remplacement long et soudain, voire définitif. Accueillir un nouveau membre en ayant auparavant bien défini ses missions lui permet de mieux prendre position à son poste.
En rédigeant ces fiches, vous aurez vite la main mise sur une meilleure répartition des tâches et améliorerez peut-être la qualité de vie de vos fonctions supports. Si vous travaillez seul, les fiches de poste peuvent avoir un intérêt pour l’intégration d’un potentiel collaborateur.
N’oubliez pas, à ce stade du référentiel, beaucoup de documents ont été créés. N’hésitez pas à vous faire une liste de documents à suivre et mettre à jour régulièrement.
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